Esta guía ha sido preparada para el inversionista extranjero o nacional que busca constituir una empresa o un negocio en el estado de Nueva York. Parte de la información aquí ofrecida, puede ser también útil a aquellos que desean crear una empresa o un negocio fuera del Estado de Nueva York, siempre y cuando se apliquen leyes mercantiles similares a éstas.

- Características fundamentales de los tipos de sociedades mercantiles

- La Corporación (The Corporation)

- Sociedad de Responsabilidad Limitada (The Limited Liability Company)

- Sociedad en Nombre Colectivo (The Partnership)

- Sociedad en Comandita (The Limited Partnership)

- Comerciante Individual (The Sole Propietorship)

- Lista de Verificación de Datos

CARACTERISTICAS BASICAS DE EMPRESAS

* Se aplica a los socios de responsabilidad limitada solamente.

LA CORPORACION

Este tipo de sociedad es la que ofrece mayor flexibilidad a la mayoría de las empresas constituidas en Nueva York.

Este tipo de sociedad está basada en la separación de propietarios y administradores. Anteriormente señalamos que una sola persona podía formar una Corporación, y actuar como su único accionista, administrador y funcionario. Sin embargo, la Corporación normalmente está compuesta por varios accionistas. La Asamblea de Accionistas anualmente elige al Consejo de Administración, el cual elabora la política comercial de la corporación. Los Consejeros de Administración (Directors) eligen al Presidente (President), Secretario (Secretary), Tesorero (Treasurer) y otros Funcionarios (Officers) quienes implementan dicha política comercial.

La estructura básica de la Corporación y la capitalización de acciones, se establecen en el Certificado de Incorporación (Certificate of Incorporation). Dicho documento debe ser registrado ante las autoridades competentes del estado de Nueva York (equivalente al Registro Mercantil). Además, las operaciones de una Corporación están regidas por sus estatutos internos que detallan los derechos y obligaciones de sus accionistas, administradores y funcionarios.

En pequeñas corporaciones, a veces referidas como "Corporaciones Cerradas", los accionistas pueden ponerse de acuerdo para adaptar el funcionamiento de la corporación a sus necesidades. Esto lo pueden hacer mediante un Contrato de Accionistas, el cual gobierna tanto a la propiedad como al funcionamiento de la Corporación. Por ejemplo, el Contrato de Accionistas frecuentemente nombrará a las personas que van a actuar como administradores y funcionarios. Además, este contrato regula el procedimiento de la venta de las acciones. En las Corporaciones Cerradas, un accionista preferirá recomprar las acciones de otro accionista que desee separarse de la sociedad con tal de evitar la entrada a la compañía de un individuo ajeno a ésta. Cuando se planea la creación de una pequeña corporación, esta oficina recomienda especialmente que un contador con experiencia en la materia, sea previamente contratado para asegurar el buen cumplimiento de las leyes tributarias.

Otro punto de gran importancia, es el de hacer constar por escrito todas las decisiones y actos importantes de la compañía; aunque esta formalidad sea ignorada por algunos empresarios. Estos empresarios tienden a usar los activos de la compañía como sus propios activos, confundiendo además las actividades corporativas con las personales. El peligro en estos casos es que los Tribunales en Nueva York pueden "destruir el velo corporativo", transfiriendo la responsabilidad de las deudas de la Corporación a sus accionistas. La mejor protección en estos casos es llevar y mantener los libros mercantiles en forma precisa y organizada, los cuales demuestren en forma clara la separación entre los intereses personales de los accionistas y los de la compañía.

El principal tipo de Corporación es conocida como la Corporación-C, debido a que está regida por el Sub-Capítulo C del Código Tributario Federal de los Estados Unidos. Por otra parte, la Corporación que cumple con los requisitos del capítulo S de dicho código, puede registrarse como una Corporación-S. La explicación que sigue a continuación se refiere a los beneficios y desventajas aplicables tanto a las Corporaciones-C como a las Corporaciones-S.

Ventajas:
1. Falta de responsabilidad personal – Los accionistas y administradores y funcionarios de una Corporación, no responden personalmente por las deudas de la Compañía.
2. Opciones de Financiación – La Corporación puede vender sus propias acciones, a posibles inversionistas, en mayor o menor proporción, siempre y cuando se haga de acuerdo con el Contrato de Accionistas. Además, en materia de préstamos, los bancos y otras instituciones financieras, tienden a favorecer corporaciones ya establecidas que cumplen con todas las formalidades legales.

Desventajas:
1. Formalidades de Organización – La Corporación debe registrar su Certificado de Incorporación, o Escritura de Constitución, con las autoridades estatales apropiadas. (En Nueva York: la Secretaria de Estado en Albany, División de Empresas).
2. Fecha de Incorporación – Una Corporación NO puede operar como tal, hasta que su certificado de constitución haya sido debidamente registrado. Todo aquel individuo que opere o actúe en nombre de una corporación aún no constituida, puede fácilmente incurrir en responsabilidad personal. Nuestra oficina puede constituir y registrar una Corporación en tres (3) días. En caso de urgencia, no obstante, se puede hacer en un (1) día, en cuyo caso el cliente tendría que asumir los gastos adicionales del servicio.
3. Flexibilidad– Para poder operar en estados fuera del suyo, la corporación debe registrarse en cada estado por separado y pagar los impuestos correspondientes.
4. Gastos – Los gastos de registro de una Corporación dependen en parte del número y valor nominal de sus acciones. Además, existe un impuesto estatal, llamado impuesto de franquicia, que se aplica a la Corporación anualmente.
5. Doble Impuestos – A no ser que la corporación este organizada como una Corporación-S (véase a continuación), los impuestos sobre los beneficios de la Corporación son doblemente gravados: (I) por concepto de ganancias de la compañía y (II) por concepto de dividendos, distribuciones, salarios etc. otorgados a los accionistas, administradores y funcionarios.

Consideración Especial: La Corporación-S y sus impuestos
La diferencia más importante entre la Corporación-C y la Corporación-S es en el ámbito tributario. Como señalado anteriormente, los beneficios de la Corporación-C están sometidos a un régimen impositivo doble.

Los ingresos de una Corporación-S por otro lado, están sometidos a un solo nivel tributario, el impuesto sobre la renta personal. En otras palabras, para efectos impositivos, se trata a los accionistas de las corporaciones, esencialmente como si fueran socios.

Para obtener los beneficios del Sub-Capítulo S, la Corporación debe satisfacer ciertos requisitos. Los más importantes son:
1. debe tener menos de 35 accionistas;
2. todos los accionistas deben ser individuos;
3. ningún accionista debe ser un ciudadano extranjero, según lo definido en la ley de impuestos;
4. debe hacer la elección del tipo de corporación-S a su debido tiempo;
5. no debe tener mas de una clase de acciones.

LA SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA (“LLC”) (LIMITED LIABILITY COMPANY)

Una nueva forma de sociedad, que atrae mucho interés, es la Sociedad de Responsabilidad Limitada (LLC). A los propietarios de una LLC se les llaman socios. Estos reciben los beneficios de ambas formas de entidad jurídica: la Corporación y la Sociedad.

La organización de la Sociedad de Responsabilidad Limitada es en cierta forma similar a la de la Corporación. La estructura básica de la Sociedad de Responsabilidad Limitada está estipulada en sus Estatutos de Organización. Existe también el Acuerdo de Operaciones (Operating Agreement), contrato firmado por los socios de la LLC, que establece con detalles el funcionamiento de la sociedad, LLC.

Los socios de una LLC pueden gestionar la Compañía por ellos mismos o pueden, de acuerdo al Acuerdo de Operaciones, delegar sus poderes de dirección a uno o más miembros, llamados Gerentes.

Ventajas:
1. Responsabilidad limitada – los socios y gerentes de una LLC, generalmente, no son personalmente responsables por las deudas de la compañía.
2. Un solo nivel tributario – las ganancias y pérdidas de la LLC pasan a los miembros sin gravar a la empresa.
3. Ventajas en el ámbito tributario– los socios de una LLC pueden en algunas circunstancias descontar de sus ganancias personales, las perdidas ocasionadas por la compañía.

Desventajas:
1. Formalidades de constitución – la Sociedad de Responsabilidad Limitada no puede comenzar a operar hasta que se registre su Estatuto de Organización con la Secretaria de Estado de Nueva York, o con las autoridades pertinentes.
2. Gastos – Existe un impuesto de registro a pagar a la Secretaria de Estado, en Albany.
3. Publicación – Al igual que la Sociedad en Comandita, la LLC debe de publicar en dos (2) periódicos, cada semana, y durante seis (6) semanas consecutivas, una copia de su certificado de incorporación constitutivo o una nota que contenga el resumen del mismo. Sin embargo, a diferencia de lo que ocurre en la Sociedad en Comandita (ver más arriba) este requisito de publicación no es un elemento necesario para la formación de la LLC. Si no se cumple con este requisito, la LLC puede que no tenga la capacidad legal para demandar ante los tribunales de Nueva York.
4. Tiempo que se necesita para completar las formalidades – Este despacho puede constituir y registrar una LLC en tres (3) días y en caso de urgencia, en un (1) solo día. La publicación de los avisos necesarios toman seis (6) semanas, durante las cuales, la empresa puede operar, sin embargo puede que ésta no tenga el derecho de iniciar una demanda ante los Tribunales de Nueva York.
5. Falta de Flexibilidad – Además del estado donde inicialmente se constituyó, la LLC debe al igual que la Corporación, registrar por separado, la autorización para operar en cada estado.
6. Incertidumbre de interpretación legal – La LLC es una nueva creación dentro del marco jurídico de los Estados Unidos. A diferencia de la Corporación, la Sociedad y el Comerciante Individual; la Compañía de Responsabilidad Limitada no ha producido aún el conjunto de decisiones legales considerables, que permitan prever de qué forma los tribunales van a interpretar y aplicar esta nueva legislación.

SOCIEDAD EN NOMBRE COLECTIVO (THE PARTNERSHIP)

En segundo lugar, si la sociedad cuenta con más de un propietario, ésta puede operar como una Sociedad en Nombre Colectivo. Los socios cuya Sociedad no llevan sus nombres deben registrar un certificado de Sociedad en el condado en el cual estará ubicada la sociedad.

Cuando una sociedad está conformada por más de un individuo, la Sociedad en Nombre Colectivo es una de las opciones disponibles para su organización. La Sociedad en Nombre Colectivo en su forma ordinaria (que no debe confundirse con la Sociedad de Responsabilidad Limitada) está compuesta por individuos que contribuyen con sus bienes o servicios a la propiedad común de la sociedad. Estos individuos actúan como socios colectivos con plena responsabilidad personal sobre las deudas de la empresa. Comparten además sus ganancias perdidas.

Un aspecto importante de carácter tributario, que merece consideración entre sus socios, es la posibilidad que tienen éstos de deducir de sus impuestos personales, la parte correspondiente de las pérdidas de la Sociedad.

La Sociedad no tiene una organización jerárquica y formal como la de la corporación. Todos los socios tienen derecho a una parte en la administración de la Sociedad. Bajo las leyes del Estado de Nueva York, cada socio es un representante de la Sociedad, autorizado a actuar en su nombre mediante cualquier contrato. Este hecho demuestra la importancia de seleccionar a los socios con mucho cuidado.

Ventajas:
1. Limitadas formalidades para su constitución – Con la excepción de las sociedades que utilizan un nombre distinto al de sus socios y de acuerdo a las leyes de los Estados Unidos, una Sociedad en Nombre Colectivo puede constituirse simplemente por el mutuo acuerdo entre sus socios. En estos casos no se necesita cumplir con los requisitos de registro y notificación impuestos por las agencias gubernamentales. Sin embargo, no es aconsejable que los socios comiencen a funcionar sin un Contrato de Sociedad previamente preparado por un abogado, el cual deberá ser redactado previamente por escrito por éste. Este contrato deberá cubrir, entre otros aspectos, la división de la propiedad, las responsabilidades de sus socios y las ganancias y pérdidas a compartir entre éstos.
2. Funcionamiento inmediato – No se requiere período de espera para que la Sociedad pueda comenzar a funcionar.
3. No es necesario pagar impuestos oficiales para comenzar a operar—sin embargo, se recomienda la ejecución de un contrato entre socios.
4. Un solo nivel impositivo – Las ganancias o pérdidas de la Sociedad se transfieren a los socios, sin gravar a la Sociedad.
5. Flexibilidad – Al igual que al Comerciante Individual, la Sociedad puede operar en cualquier lugar dentro de los Estados Unidos.

Desventajas:
1. Responsabilidad Personal – Todos los socios son responsables personalmente por las deudas de la Sociedad.
2. Desacuerdos insuperables – Estas Sociedades están particularmente expuestas a desacuerdos insuperables. Estos desacuerdos pueden existir con respecto a asuntos fundamentales o triviales relativos al funcionamiento de la Sociedad. Una Sociedad generalmente no puede expulsar a un socio que esté en desacuerdo. Sin embargo, los socios minoritarios pueden solicitar al Tribunal competente la disolución de la Sociedad.

Consideración Especial: El Uso del Nombre Comercial
Si el nombre de la Sociedad es distinto al de sus socios, es necesario registrar un Certificado de Sociedad en el condado donde está domiciliada la oficina principal.

LA SOCIEDAD EN COMANDITA (THE LIMITED PARTNERSHIP)

Un tipo de empresa menos común es la Sociedad en Comandita. Ésta ofrece algunos beneficios corporativos sin desventajas importantes.

Para crear este tipo de sociedad, sus miembros han de registrar con las autoridades estatales, un certificado de responsabilidad limitada, que contenga, entre otros, los siguientes datos: nombre de la sociedad, naturaleza del negocio, nombre y dirección de cada miembro, y su respectiva designación como socios solidarios o comanditantes y de responsabilidad limitada o comanditarios, capital, fondos y cualquier otra contribución hecha a la sociedad por los socios comanditarios, etc.

Este tipo de sociedad, creada y regulada por el código mercantil, se asemeja más a la Corporación que a la Sociedad en Nombre Colectivo.

La Sociedad en comandita está compuesta, por lo menos, por un socio solidario y cualquier número de socios comanditarios o de responsabilidad limitada. El socio con responsabilidad limitada (socio comanditario) es el que contribuye con dinero o cualquier otra propiedad, pero que no puede participar con sus servicios a la sociedad.

La Sociedad en Comandita es el tipo de sociedad ideal para una entidad que necesita acumular una gran cantidad de capital y a su vez ser dirigida por una sola persona o un pequeño grupo de personas con vasta experiencia en una industria determinada. Además, ésta permite reducir los impuestos que serían aplicados a otras ganancias. En Nueva York las Sociedades en Comandita son muy comunes dentro de las industrias de recreación, animación, espectáculos, y bienes raíces. Este tipo de sociedades no es común en empresas comerciales.

Ventajas:
1. No existe responsabilidad personal alguna para los socios limitados – Los socios comanditarios no son personalmente responsables por las deudas de la sociedad, a no ser que, aparte de actuar como tal socio limitado, participe en la administración y gestión del negocio. El socio solidario, no obstante, SI es responsable personalmente por todas las deudas de la Sociedad en Comandita
2. Un solo nivel impositivo – las pérdidas y ganancias de la Sociedad pasan a los socios sin gravar la sociedad.
3. Oportunidades de Financiación – Los intereses de la Sociedad en Comandita por Acciones pueden comprarse y venderse como acciones en una corporación.

Desventajas:
1. Formalidades en la Organización – Al igual que la Corporación, una Sociedad en Comandita debe registrar su Certificado con las autoridades estatales; en Nueva York con la Secretaria de Estado.
2. Responsabilidad ilimitada para el socio solidario o comanditante.
3. Requisitos de Publicación – A diferencia de las otras entidades mencionadas anteriormente, la Sociedad en Comandita debe publicar en dos periódicos, cada semana, durante seis semanas consecutivas, una copia del certificado de constitución o una nota que contenga la información esencial de dicho certificado. Este requisito de publicación es un elemento esencial en el proceso de la formación de una sociedad en Comandita. Este requisito, en cambio, no es necesario en una compañía de responsabilidad limitada.
4. Tiempo que se necesita para completar las formalidades administrativas – El tiempo que se necesita para finalizar la organización de la Sociedad en Comandita incluye no solamente la preparación y el registro de los documentos necesarios, sino también el período de publicación, que es de seis (6) semanas.
5. Falta de Flexibilidad – Como en la Corporación, la Sociedad en Comandita debe registrarse no solamente en el estado original de constitución pero además en cada uno de los otros estados en los cuales pretende operar como sociedad.
Cuando un cliente requiere nuestros servicios para formar una Sociedad, le solicitamos cierta información adicional sobre el negocio a constituir. Para más detalles por favor diríjase a la Lista de Información, en la última sección de esta Guía

COMERCIANTE INDIVIDUAL (THE SOLE PROPRIETORSHIP)

Es el tipo más básico de empresa, la cual está conformada por un solo propietario, es decir, que una sola persona asume todas las responsabilidades y a su vez recibe todos los beneficios que produce la empresa. Su creación no implica formalidad alguna. Este tipo de empresa es conveniente para pequeños comerciantes, ya que su capitalización está limitada a los bienes personales de su propietario con los cuales debe responder ante terceros, en caso de incumplimiento.

Ventajas:
1. Generalmente si el propietario utiliza su nombre personal como distintivo comercial, la empresa no necesita ser registrada, ni tampoco necesita notificar a las agencias gubernamentales de su existencia. Sin embargo, en ciertas industrias que son exclusivamente reguladas por el gobierno, es necesario el registro del nombre ante las autoridades competentes. Las empresas comerciales comunes, las que no están reguladas por el gobierno, no necesitan de la formalidad del registro
2. No se generan gastos para su constitución.
3. Funcionamiento Inmediato– no existe período de espera, y no hay gastos legales para su organización y funcionamiento.
4. Un solo nivel impositivo – el comerciante individual y no la empresa paga el impuesto sobre la renta.
5. Flexibilidad – la empresa puede operar en cualquier estado dentro de los Estados Unidos, sin incurrir en gastos adicionales o registros.

Desventajas:
1. Responsabilidad personal – el propietario individual es personal y totalmente responsable por todas las deudas de la empresa.
2. Posibilidades financieras limitadas – los bancos y otros prestamistas pueden negarse a realizar préstamos a empresas que no están formalmente organizadas. Además, este tipo de organización no permite la división del fondo comercial, en caso de que se incorporen nuevos comerciantes a la empresa.

Consideración Especial: Uso del Nombre Comercial.
Un comerciante individual puede operar con su propio nombre sin permiso alguno de las autoridades competentes. Sin embargo, si la empresa va a operar bajo otro nombre que no sea el del comerciante, el distintivo comercial debe cumplir con algunos requisitos. Primero, el nombre no puede contener ninguna de las siguientes palabras: "Corporación", "Incorporado", "Limitada", u otras distinciones que indiquen que es una sociedad o corporación.

Además, el propietario cuya empresa no lleva su nombre debe registrar:
(1) Un certificado del nuevo nombre comercial; y
(2) Un SS-4, Solicitud del Número de Identificación Fiscal (EIN: Employer Identification Number)
Sin el certificado del nuevo nombre comercial, la empresa no puede presentar una demanda en los tribunales de Nueva York en su propio nombre. Además, sin el EIN los bancos no permitirán abrir una cuenta corporativa.

LISTA DE VERIFICACIÓN DE DATOS:

Para ahorrar tiempo en la formación de la sociedad deseada, es conveniente que tengaís preparada la siguiente información antes de acudir a un despacho de abogados que os vaya a ayudar a abrir vuestra compañía:

1. Datos del cliente y de la empresa o negocio que esté operando o con el que esté relacionado.

2. Si la nueva empresa va a ser una sucursal de otra extranjera, información sobre lugar de constitución de la empresa extranjera.

3. Dirección en Nueva York de la nueva empresa, en caso de tenerla, o datos del lugar donde quiera domiciliarla.

4. El tipo de empresa que se propone constituir, incluyendo el tipo de productos o servicios que piensa vender o producir y si las ventas serán al por mayor o al detal.

5. Número de personas que la empresa desea emplear en Nueva York.

6. Número de Seguro Social del cliente en los Estados Unidos, en el caso que lo tuviese.

7. Fecha en la que el cliente desea comenzar las operaciones en Nueva York.

8. Si la empresa fuese una Sociedad en Nombre Colectivo:

* Los nombres, direcciones y ciudadanías de todos los socios.
* La proporción en la participación en la sociedad que tendrá cada uno;
* La cantidad; con la que los socios contribuirán al capital de la sociedad;
* El acuerdo de los socios en cuanto a la administración de la empresa y
* El acuerdo de los socios en cuanto a la distribución de perdidas y ganancias.

9. Si la empresa fuese una Sociedad en Comandita, toda la información del párrafo número 8, agregando también los nombres de los socios solidarios o comanditantes.

10. Si la empresa fuese una Sociedad de Responsabilidad Limitada o una Corporación:

* Los nombres, direcciones y ciudadanía de todos los futuros accionistas o miembros-gerentes;

* La proporción en la que cada uno de los accionistas o socios serán propietarios de la Corporación o LLC;

* Si fuese una Corporación, los nombres de las personas que serán los administradores. Por favor, denos por lo menos dos (2) nombres de los administradores a no ser que hubiere un (1) solo accionista;

* Si fuese una Corporación, los nombres de las personas que desempeñarán las funciones de presidente, tesorero, y secretario ( un solo accionista puede desempeñar todos los cargos);

* Si fuese una LLC, los nombres de los miembros que actuarán como gerentes.

11. Si se deseaís formar una Corporación, especificar si ha de ser una Corporación-S o una Corporación-C.

12. Si deseáis formar una Corporación, el número y el valor nominal de las acciones que la Corporación estará autorizada a emitir.

13. Especificar si la entidad comercial va a tener un año fiscal diferente del habitual (Enero-Diciembre)

14. Si se desea formar una Corporación, y preferís un Acuerdo de Accionistas, será necesario discutir estos asuntos, incluyendo las restricciones sobre la transferencia de acciones y el control de la votación de acciones por parte de la gerencia.

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